QBE: Deutschlands Behörden sollen bis Ende 2022 digital arbeiten!

8. September 2022

Ende 2022 sollen Alle Ämter und Behörden in Deutschland komplett digital arbeiten. Sie lachen wahrscheinlich gerade ähnlich laut wie wir, als wir zum ersten mal etwas davon gehört haben.

Das Onlinezugangsgesetz, kurz OZE regelt dieses eigentlich. Das dieses Ehrgeizige Ziel schon lange nicht mehr zu schaffen ist, ist für die meisten Behörden kein Geheimnis. Übergangslösungen sind beispielsweise ausführbare PDF-Formulare zum herunterladen.

Wie realistisch ist es, das Deutschland in naher Zukunft in den komplett papierlosen Betrieb geht? Nahezu unvorstellbar. Wir wagen trotzdem eine Zukunftsvision.

Wir befinden uns in einer fernen Zukunft. Es ist die erste Woche im Januar des Jahres 2080. Seit einer Woche sind Deutschlands Verwaltungen wie Beispielsweise Ämter, Behörden, Gerichte und Anwälte komplett auf Papierlosen Betrieb umgestellt worden. Nie wieder Aktenordner, nie wieder das beruhigende Kreischen des Papiershredders, und nie wieder Heftklammern suchen müssen. Wie kam es dazu? 

Annegret S. kann es immer noch nicht fassen. Dreißig Jahre arbeitet Sie nun schon im Bürgerbüro von Hintertupfingen. Ihre Stadtverwaltung war die allerletzte Deutsche öffentliche Einrichtung, die noch mit Papier gearbeitet hat. „Noch gestern ertappte ich mich dabei, wie ich zu Hause ein Blatt Papier zerknüllte und in den Papierkorb warf. Nur um dieses Gefühl noch einmal zu haben.“ ,sagt Annegret mit fast zitternder Stimme.

Im Bürgeramt von Hintertupfingen hat man mittlerweile mehr Zeit für den Bürger, der aber mittlerweile nur noch selten vorbei kommt. Denn fast alle Behördengänge kann man nun auch Online erledigen.

Beispielsweise kann man seinen neuen Personalausweis beantragen, seinen Wohnsitz ändern, ein Gewerbe an oder abmelden und sogar auch Falschparker melden.

Annegret S., die immer am Empfang im Bürgerbüro saß ist nun mit anderen Aufgaben betraut worden. „Aktuell überlege ich, was man mit den ganzen übrigen Büroklammern anstellen könnte. Ich habe aus denen schonmal angefangen kleine Drattierchen zu biegen.“ Verwaltungsaufgaben muss sie fast keine mehr bewältigen, vielmehr hat sie nur noch eine überwachende Tätigkeit, denn was der Bürger online erledigen kann wird alles automatisiert im Hintergrund bearbeitet. „Ich muss ja nachsehen ob der Computer das alles in die richtigen Tabellen und Datenbanken einträgt und zwischendrin auch die richtigen Formblätter benutzt!

Für eine Sache muss man aber immenoch ins Bürgerbüro kommen, das hat sich auch in Hintertupfingen nicht geändert. Denn möchte ein Bürger neue gelbe Säcke abholen, kann er diese zwar online beantragen, muss sie aber nach einer gewissen Bearbeitungszeit immer noch selbst abholen, gegen vorzeigen des Ausweises selbstverständlich. „Die maximale Abgabemenge ist aber immernoch auf 2 Rollen begrenzt.“ Merkt hierzu Annegret S. an. Aber für diesen Bürger, der seine 2 Rollen gelbe Säcke abholt, möchte man sich nun Zeit nehmen.

Es war ein langer Weg bis zu dieser automatisierten Papierfreien Verwaltung errinnert sich Annegret S.

„Im Jahr 2022 sollten eigentlich die Verwaltungen komplett digital arbeiten. Die hatten damals sogar ein Gesetz dazu, das OnlinezugangsgesetS.“

Das Onlinezugangsgesetz, nach diesem sollten bis Ende 2022 Verwaltungen digital arbeiten und der Bürger solle seinen Behördengang online erledigen können.

„Damals war das noch Standard das der Bürger für jeden Mist herkommen musste, eine Bescheinigung ausstellen, sich nach einem Umzug ummelden, ging alles nur vor Ort. Der Standard im haus hieß Papier, die Kommunikation mit dem Bürger erfolgte in aller Regel auf dem Postweg, bei manchen sogar mittels Telefax!“

Ein großer Schritt waren damals PDF-Formulare zum ausfüllen, diese konnte man sich bei den Behörden herunterladen und ausfüllen!

„Und ganz wichtig, persönlich unterschreiben, wieder Einscannen und uns zufaxen, mailen oder eben persönlich vorbeibringen. Wichtig war aber die Unterschrift.“

Es hätte zum damaligen Zeitpunkt aber auch freilich schon andere Lösungen gegeben, Beispielsweise der elektronische Personalausweis mit dem man sich identifizieren kann. Alternativ das System vom Bund, die so genannte BUND-ID. Das ist ein identifikationsverfahren welches auf dem digitalen Personalausweis beruhigt und um Welten sicherer ist als Beispielsweise ein Postident-Verfahren oder eine dahingekriggelte und wieder eingescannte Unterschrift.

„Das ist richtig, hätte man machen können, aber dann hätten wir das online eingereichte Formular ja wieder ausgedruckt und von Hand in andere Computersysteme eingegeben. So haben wir dass ja mit den PDF-Formularen damals auch gehandhabt. Das vom Bürger eingescannte Formular mit Unterschrift ausgedruckt, in den Computer eingegeben und den Ausdruck wieder eingescannt damit er digital vorliegt.“

Große Verdienste erarbeitete sich ein Programmierer im Jahr 2030, er legte den Grundstein für die Papierlose digitale Verwaltung. Ein Programmierer entwickelte ein Computerprogramm welches eingehende Faxe digital ablegt und selbsttätig den Eingangsstempel mit Datum und Uhrzeit auf dem Dokument vermerkt.

„Eine goldene Nase hat der Mann sich verdient, der hat alles richtig gemacht, der hat mit seiner Idee ausgesorgt.“

So entwickelten sich die Verwaltungen langsam aber stetig weiter. Ein Dokument wurde zwischenzeitlich nicht mehr ausgedruckt und von anderen Verwaltungsmitarbeiterinnen und Verwaltungsmitarbeitern wieder eingescannt weil Programme nicht kompatibel zu einander waren.

Selbst Gerichte konnten wesentlich effizienter arbeiten.

„Bei Gericht hatte früher jeder Fall eine Akte, muss man sich vorstellen wie ein häufen Papier mit nem schönen Umschlag drumherum, so ne schöne Loseblatt-Sammlung.“

Mit dieser Loseblatt-Sammlung konnte selbstverständlich immer nur eine Person arbeiten, wenn diese Person fertig war, dauerte es ca. 14 Tage bis der Papierhaufen von einer Behörde zur nächsten ging. Fiel dann der ersten Behörde auf, dass noch Unterlagen fehlen, musste die Akte nochmal angefordert werden.

„Das hat wirklich lange gedauert, vor allem wenn in der nächsten Behörde schon angefangen wurde mit der Akte zu arbeiten, dann nochmal zurück, 14 Tage warten, 5 Tage Bearbeitungszeit um noch eine rausgefallenes Blatt wieder einzusortieren und dann 14 Tage um die Akte wieder zurück zu schicken.“

Als in der Vergangenheit die elektronische Akte eingeführt wurde, konnten dann mehrere Behörden und Personen an der selben Akte arbeiten. Gerichte arbeiten seit etwa 2070 so effizient, dass von einer Klage bis zum Urteil manchmal nur noch wenige Tage vergehen.

„Ich muss ja schon Sagen, dass mir so einiges Fehlt. Wie gerne würde ich mal wieder einen Bleistift anspitzen oder einen Radiergummi benutzen. Oder wenigstens einmal die vom Bürger online gestellten Anträge ausdrucken und dann analog weiterarbeiten, so hat man das ab 2023 nämlich gemacht.“ 

Das Onlinezugangsgesetz sorgte dafür, dass Verwaltungen und Behörden von außen aussahen als würden diese Digital arbeiten, im Hintergrund online gestellte Formulare und Anträge nur ausgedruckt wurden und dann analog verarbeitet worden. Man sparte sich immerhin den Gang zum Amt um ein Formblatt abzuholen. Das ist zum Glück nun alles Geschichten auch auf dem Amt in Hintertupfingen.

„So eine kleine museale Ecke haben wir ja schon noch hier im Amt. Wir haben einen Schreibtisch nicht mehr angefasst, dort steht noch ein Drucker und ein Scanner betriebsbereit. Sogar eine Schreibmaschine ist erhalten geblieben. Auf dem Tisch gibt es sogar noch ein paar Stifte. Der Arbeitsplatz wird auch einmal im Monat noch benutzt, wenn wir für unsere Kaffeeküche Kaffe nachbestellen, das geht weiterhin nur mit dem Formblatt C42, dann kommt der Herr Lohmeyer hier rüber und bestellt noch klassisch neuen Kaffee. Das ist übrigens bei den allermeisten Behörden noch so.“

Und ohne Kaffee arbeitet freilich keine Behörde. Man mag sich gar nicht vorstellen was passieren würde, wenn kein Kaffee mehr da ist. So ist auch im Bürgeramt von Hintertupfingen noch nicht alles digitalisiert, das wird wohl noch weitere Jahre dauern. Und so kann durch den Ausfall der einzigsten Schreibmaschine noch die komplette Arbeit in der Behörde zum erliegen kommen, der deutsche Amtsschimmel wird uns wahrscheinlich für immer erhalten bleiben!


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Musik im Vor- und Abspann (ab Folge 60):

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